【採訪檔】

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【採訪檔】

 

AcquisitionsFiles

 

【辭書名稱】圖書館學與資訊科學大辭典

 

圖書館的採訪工作是一項持續不斷的業務，為使前後的工作能在完整的情況下作業，凡有關訂購的資料都應做成紀錄，加以分類、整理、歸檔，以便採訪工作的順利進行。

 

採訪檔依使用的目的與排列方式不同，又可分為下列幾種檔案：（一）訂購檔(OrderFile)：此為正在訂購中的各種圖書資料紀錄，依書名或著者排列，供日後採訪圖書之查考。

 

（二）處理中檔(In-ProcessFile)：此檔為圖書已到館但尚在編目處理中的一項紀錄。

 

通常依書名或著者排列，是訂購紀錄中重要的一項。

 

（三）介購檔(RequestedFile)：即由館員或選書委員及讀者所推薦的欲購書單，依書名或類別排列，以便館員查核書目應用。

 

（四）長期訂購檔(StandingOrderFile)：圖書館中有許多資料並非一次出齊，而是分批陸續出版，如叢書或大部頭參考書。

 

為了訂購作業的方便與保持資料的完整性，常為這些特殊狀況的資料另訂一個長期訂購檔或稱續訂檔。

 

（五）催詢檔(ClaimFile)：訂購時不僅要催詢逾期未到的資料，還包括訂正所有訂購時可能發生的錯誤。

 

催詢檔是為控制整個採購作業確實完成的一項紀錄。

 

（六）訂購號碼檔(OrderNumberFile)：圖書館為了簡化作業，給予每一本訂購資料一個訂購號碼。

 

由訂購號碼組成的檔可供來往信件的查核、檔案管理及經費控制時成為檢索點。

 

（七）出版商及代理商目錄：此乃將出版商或代理商的各種出版消息加以匯集，有助於了解最新的出版消息及出版商或代理商的各種資訊。

 

（八）訂購函件檔(CorrespondenceFile)：凡圖書館與出版商或代理商之間來往的信件、合約及各類通知應建檔，以便隨時查閱。

 

此檔可以用來評估代理商的效率及能力；

 

更可提供圖書館人員撰寫各種信函時的參考。

 

（九）發票檔(InvoiceFile)：此為代理商或書商為圖書館購到該書時所寄的收據，可用來核對圖書之用，並確定那些資料已付款，做為經費核算之用。

 

除了上述各類檔案外，尚有交換檔、贈送檔或是經費控制檔等。

 

完善而正確的檔案紀錄可控制整個採訪過程，避免錯誤及重覆訂購的發生，以提升服務品質。

 

但維護這些檔案需花費相當多的時間、人力和成本，究竟採訪部門應維護那些檔案才算足夠，則應視圖書館的大小、人力、採訪程序及採購資料多寡各種因素而定。

 

 

轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary